高校工程货物采供过程中的管理问题与改进思路

摘要：从工程货物采供过程管理的事前、事中、事后三个阶段来看，目前，我国高校工程货物采购过程中存在事前采购准备欠充分、事中工作听凭其发展、事后管理责任推他方等问题。笔者结合实际，提出了加强业务知识学习、充分做好采购准备；增强全程规章约束、监督履行岗位职责；强化采购预期意识、加强工作责任追究三个解决问题、改进工作的对策，为高校工程货物采供管理工作提供了有益借鉴。

      一、引 言
      众所周知，一般货物采购供应过程，按其工作内容可分为采购计划编制、采购招标投标、签订采购合同、供货交付验收、售后质量维保几个主要阶段；而按采购时间顺序又大致分为事先、事中和事后三大阶段，其采购过程管理涵盖各个阶段与每个环节、节点。工程货物采购不仅如此，还需考虑具体建设工程项目的设计需求，因此，加强采购过程管理，对于发现问题、纠偏改错（例如监管核查工程铝合金门窗现场实测的生产制作尺寸，还需在安装前查对图纸设计传热系数条件下铝合金门窗配置中空玻璃的中间隔条厚度）意义重大，坚决杜绝合同违约既成事实后不了了之现象的发生，进而确保正确采购工程货物，顺利推进工程建设。我们通过对部分在宁高校当前基建材料设备采购供应管理工作的调查了解，总结出高校工程货物采购过程管理中存在的主要问题，供同行探讨。
      二、工程货物采供过程管理方面存在的问题
      （一）事前采购准备欠充分
       通常建设工程的货物采购供应都是应急事项，采购经办人从得到采购供应计划到供应到位，往往只有短短的十几天，其根本原因在于部分基层工程管理与采购管理人员对采购前期的准备工作重视程度不够。现在一定规模数量的工程货物采购通常需要通过采购招标完成，而标前工作只是简单明确采购计划（数量与规格）而已，其他具体工作均希望招标文件编写人员完成，显然准备不够充分。现在招标采购正常运作的时间从计划到货物到达施工现场一般需要2个月以上。如果采购招标前期准备工作不充分，可能导致采购招标失败或者最终采购而来的产品并不是采购人真正想要的。例如，工程用墙地砖采购项目，标前不仅需要掌握数量，还需要掌握采购产品具体规格、花式与品质定位（强度、光洁度、耐污染等级）等要求。按照国家标准购买瓷质砖、炻瓷砖、细炻砖还是炻质砖？按破坏强度要求各类材质墙地砖的强度下限要求是多少？其地砖厚度要求是≥7.5mm还是＜7.5mm？耐污染等级？花色选择？可见标前的准备工作很细、很专业，仅仅写招标采购优质磁砖或抛光砖是无法进行采购招标评标操作的，由此招标采购而来的产品不满足设计要求或与预期相差很大也是必然的。
      （二）事中工作听凭其发展
      当工程货物采购合同签订后，是否就与采购人的关系不大了？回答当然是否定的。然而，现在一些高校采购人，习惯在采购合同签订后坐享其成，结果往往有些失望。例如，某高校学生宿舍家具及工程配套壁橱柜采购过程中，就是签订供需合同后等待供应商来现场制作安装。采购合同中明确所用的三聚氰胺装饰面板为某省某森林工业有限公司生产的板材。当工程接近尾声且临近学校开学时，合同供应商才开始制作组装家具及工程配套壁橱柜，这时已很难判断供应商已经下料成为规格材的三聚氰胺饰面板是否为某森林工业有限公司所生产，而是否全部为该公司生产的就更加难以判别，无奈之下采购部门相关人员就不能过分认真计较，只能让合同供应商把家具及配套壁橱柜按时组装起来并保证开学后学生可以使用即可。至于板材生产厂家及产品质量，只好让供应商重新送样检测，获取检测报告，再附上原始的质量保证书便完成采购货物相关质量保证资料的汇集。也不再思考商家追求利益最大化情形下可能进行不利于采购人的原材料选择问题，全部寄希望于供应商凭良心选择使用合格等级以上的原材料（构件）。至于其质量验收的把控方式方法及规范性、科学性也不再讲究。可想而知，该批次定制的学生公寓专用家具及配套壁橱柜最终质量状况并没有预期的那么理想。
      （三）事后管理责任推他方
      我们认为工程货物采购的全过程应该包括事前、事中、事后三个阶段，而事后阶段一般是货物采购交付至其质量保证期限结束的一段时间。现在通常的情形是：基建工程货物采购到位后，首先交付给工程施工单位使用，从这时开始，其工程货物的售后服务就开始了，工程货物的正常维护、保养，货物自身的质量问题一般由货物供应商负责解决，在这一阶段，似乎与采购经办人没有什么关系，要么是供应商的事，要么是终端用户的事，要么是工程项目物业管理部门的事，表面上看采购经办人只是终端使用者、物业管理者、供应者这三者间的联系人角色，其实他是参与工程货物供应的主要管理参与者。采购货物交付后把所有事后管理责任都推给其他方，是缺少工作担当的一种表现。例如，电梯采购项目（现在从安装验收交付至质保期结束会有1～2年时间）的事后管理工作，习惯做法都是由终端用户使用与维护、报修与报检，采购单位只负责提供相关电梯的采购合同与质保资料。在质保期内遇到问题，终端用户也很少找采购单位，一般都是直接报修或自行解决。因此，在部分采购经办人的概念里也存在工程货物采购事后管理方面的问题都应该属于其他方的肤浅认识。但是我们认为作为工程货物供应的主要管理参与者，尤其在工程货物交付后的质保期时间内，在管理过程中发现的问题还应该由采购部门或其经办人依据采购供需合同来全权处理的，终端用户只是协助配合采购单位或其经办人来完成。
      三、探究改进管理工作解决实际问题的思路
      （一）加强业务知识学习、充分做好采购准备
      从采购过程反映出来的问题看，采购人尚缺乏工程货物科学采购决策的业务常识，更缺少相关建材的专业知识，要解决这些实际问题，必须切实改进其管理工作。首先要解决采购业务常识与建材专业知识贫乏的问题。例如，电梯招标采购的招标文件里，对其合同主要内容条款拟定时，必然会遇到的电梯采购预付款额度与合同尾款留存比例问题，就应该根据当前国内电梯采购供应市场的实际情况进行草拟，并针对电梯生产商、代理商在参与市场竞争过程中会出现不同应对策略而全面考虑拟定合同条款，不能简单认为电梯采购和一般建材采购供应管理要求可以相同，能够不付任何预付款，并留存10%的合同尾款至质保期结束且在没有质量问题情况下再付清。现实市场情形是：如果是与电梯生产商签订供需合同的，其合同签订后需要付合同价20%～30%不等的预付货款，提取电梯或发出电梯设备时即需要付清全部电梯货款。即使电梯供需合同中有留尾款要求的，大多数情况下经过供需双方不断的沟通协调，最后可能较为理想的结果只是生产商提供了与合同尾款等额的银行保函而已，而不能够按合同要求扣留了合同的实在尾款。但是，如果是与电梯代理商（或经销商）签订供需合同，其采购电梯货款结算方式的市场情形会有所改变，诚然也需要根据双方当时的实际情况而定。它需要采购经办人加强业务学习并开展市场调研，认真做好采购准备工作。
      （二）增强全程规章约束、监督履行岗位职责
      古人云：没有规矩不成方圆。工程货物采购各阶段都需要有完善的规章制度进行约束保证，才能确保不折不扣地实现工程货物的采购供应目标。比方说工程货物采购计划编制阶段需要其采购计划申报规则；采购招标阶段需要有工程货物采购招标投标管理实施细则；而当工程货物采购到货后又需要有采购货物验收入库与交付使用的管理规定；采购货物交付使用后则需要建立货物正常使用与日常维护保养、应急报修处理规章。有了各项管理规章制度并不等于其采购管理工作水平就一定上了一个新的台阶，我们不能只是让法律法规在书上、管理规章在墙上、是否执行在口上、如何管好在会上、履行好坏在纸上，而要切实加强工程货物采购的监督与管理，努力把采购的各项管理规章制度对应落实到具体岗位与环节，职责细化落实到每位工作人员，工程货物采购工作全程力求做到执行法律法规不打折、履行规章制度不变形，坚持工作纪律不走样。并且有效贯彻人、岗、责相统一，责、权、利相协调的工作方针，充分调动工程货物采购管理人员的工作积极性、遵规自觉性与履职责任性。
      （三）强化采购预期意识、施行工作责任追究
      工程货物采购标的物的预期（主要指标的物供货期、价格、品质、供应与售后服务）是否真实充分达到原设计要求并完全实现预先期待？是我们每次工程货物采购工作完成后需要认真思考的专业问题，根据原采购计划的目标任务，通过比对调研预测价格与实际合同价格；采购合同履行期限与实际供应时间；标的物验收确认结果与合同目标要求以及质保期内采购标的物质量全貌体现实况；供应商全程服务水准与同行业服务水平来正确认识和把握货物采购预期的实现状况，及时总结工程货物采购供应工作的经验与教训，同时强化相关工作人员关注工程货物采购预期的意识，再通过推行工程货物的采购后评估工作来科学规范、调整今后工程类似货物采购的预期来满足实际建设工程需求。众所周知，采购全过程管理不仅需要完善的规章制度，还需要及时的跟踪监督，发现问题后的及时纠偏改错，更需要在出现问题后问责追究，增强采购人员的工作责任感与危机感。因此，我们建议在高校工程货物的采购供应管理环节建立全程跟踪监督管理机制，专岗专职专人、一人一事一责，定期通报奖惩并举。

      本文认为部分高校工程货物采购过程管理工作因为种种原因被相关部门轻视或忽视，尤其有些工程专用货物生产过程中所用原材料及构成配套设备的实际构成件配备与选用问题，因故不在工程货物供需合同签订后的生产之初或生产途中去供应商生产基地核查货物采购供需合同履约的实际状况，而到货后有的工程货物又无法现场核查其合同规定的构成材料与配套设备（或构件）选择情况；也有的虽能核查其构成原材料与配套设备（或构件）配备情况，但事实已经造成即使发现问题也没有时间返工的局面。由此可见，高校工程货物采购供应过程中所出现的管理与监督“断档”或“短路”现象，是我们今后工程货物采购过程管理中需要特别加以注意与防范的重要事项。


    参考文献

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    [4] 高国民,臧蓉.工程货物招标采购标前管理存在的问题与思考[J].中国招标.2013（51）.





       来源：《招标采购管理》  （作者：高国民南京林业大学    王磊   江苏南大苏富特科技股份有限公司